The Life List dans les médias

"The Life List dispense des conseils, recommande des lectures, des programmes d'aide au changement. Les adeptes d'un petit changement de vie y agrègent leurs rêves..."

"Julien est un expert qui a fait ses preuves en matière de changement de vie"

"Le concept de Life List est arrivé en France. C'est un outil à la portée de tous pour faire l'inventaire de ses souhaits et se donner les moyens de les réaliser..."

"The Life List’ : Le super blog De Julien qui a décidé de réaliser tous ses rêves sans attendre"

Chapitre 24 : Assimiler les règles basiques de l’organisation pour la réussite

Par Julien Perret 14 juillet 2012 2
Chapitre 24 : Assimiler les règles basiques de l’organisation pour la réussite

Cet article est le vingtième volet du programme 30 jours pour financer vos rêves. Si vous découvrez le programme aujourd’hui et que vous souhaitez le suivre en intégralité, je vous conseille vivement suivre les articles dans leur ordre de parution afin de tirer un maximum de profit des enseignements que j’y apporte. Vous pouvez retrouver l’agenda du programme sur la page Comment vous pouvez changer de vie. Ce programme est gratuit pendant 60 jours à compter du 21 juin 2012. Pensez à le partager sur Facebook et sur vos blogs !

« Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait. » Peter Drucker

S’organiser, être efficace, ou encore productif. Des années de travail et des livres entiers de méthodologies se cachent derrière ces termes. La vocation de la journée d’aujourd’hui n’est pas de vous transformer en une machine à efficacité, mais de vous ouvrir l’esprit sur ces concepts et les méthodes les plus classiques pour y arriver.

Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, laissez moi vous présenter la manière dont les concepts d’efficacité et de productivité ont changé ma vie. Etant jeune, j’ai toujours refusé de consacrer la moitié de mon temps libre aux devoir et travaux que me donnaient mes enseignants. Je m’arrangeais toujours pour m’assurer de faire ce qui pouvait me rapporter gros et laisser de coté les choses que je jugeais inutiles. Cela va de toute évidence à l’encontre de notre système de pensée, et de nombreuses appréciations à mon égard mentionnaient l’idée que je pouvais mieux faire. Et pourtant. Devant le feu des critiques sur ma « fainéantise », « ma volonté d’en faire toujours moins », j’ai gravis les marches du système éducatif français. Mes enseignants ont souvent mis cela sous couvert de « l’intelligence ». Argument facile, d’autant qu’il permettait de justifier le caractère unique et non reproductible de ma méthode.

C’est en classe préparatoire que j’ai commencé à m’interroger. Pour ceux qui ne seraient pas familiers avec le concept, ces écoles post-bac préparent les élèves à passer des concours ultra sélectifs pour entrer dans une grande école. Devant la masse de travail demandée, j’ai volontairement pris la décision de consacrer 80% de mon temps à deux matières : celle jouissant des plus gros coefficients aux concours (la physique dans mon cas) et celle permettant de faire la différence tant les candidats (tous scientifiques) la négligeaient : la philosophie. De manière assez évidente, mes notes en mathématiques et en chimie (les deux autres matières phares des concours) n’ont jamais décollées, je me suis contenté d’y travailler les notions de base permettant d’accéder à un 10/20 tout en évitant de me perdre dans des concepts terriblement complexes au risque de ne plus rien y comprendre.

Au final, je réussissais ainsi à garder du temps libre tous les soirs après 21h et le dimanche toute la journée, ce qui reste (à tort) une exception dans ce système éducatif. Je travaillais largement moins que la moyenne, pour finalement gagner plus et intégrer l’une des écoles les plus demandées des concours. Comment est-ce possible ? En prenant du recul, je l’explique de la manière suivante :

  1. En me focalisant sur deux matière fortes et en choisissant volontairement d’y consacrer plus de temps que les autres étudiants, j’ai obtenu des notes très largement différentiantes
  2. En acceptant de n’intégrer que les concepts de base de mathématique et de chimie, je m’assurais d’avoir une note suffisante pour ne pas barrer le reste de mon travail. En effet, j’ai pu concentrer 4h d’examen à réaliser seulement la moitié de l’épreuve (celle sur laquelle j’avais des certitudes) alors que d’autres tentaient désespérément d’aller au plus vite pour répondre au maximum de choses, quitte à e tromper sur l’ensemble.
  3. En gardant du temps libre, j’ai sauvé mon esprit du stress, de l’abrutissement que représente le bourrage de crâne réalisé en classes préparatoires. Mes nuits sont restées suffisamment longues pour permettre une performance maximale de mon cerveau, mon corps étaient suffisamment en forme pour tenir le marathon des 4 semaines enchaînées de concours, tout était réellement réuni pour me faire réussir.

Avoir plus de temps à soi en réalisant un travail de meilleure qualité, c’est donc possible, mais assez en contradiction avec la manière dont fonctionne notre système éducatif. Derrière cette histoire se cachent des concepts plus ou moins compliqués que j’ai découvert par la suite et que l’on pourrait résumer de la manière suivante : la productivité est en réalité une question de gestion de priorités. Quel que soit le contexte du travail que vous êtes en train de mener, chaque tâche possède une priorité déterminée par des facteurs immédiats :

  • Quelles sont les tâches les plus importantes parmi tout ce que je dois faire ?
  • Combien de temps ai-je à ma disposition pour réaliser ces tâches ?
  • Quels sont les moyens et l’énergie que j’ai à disposition au moment d’agir ?

Ces trois questions sont à la base de tout système de productivité. Nous allons les détailler un peu plus pour mieux les comprendre.

organisation

Le choix de priorités et la règle de Pareto

Né à Paris au milieu du XIXème siècle, Vilfredo Pareto était un sociologue et économiste de renom. A l’aube de sa soixantième année, alors qu’il reste un contestataire engagé, toujours à l’affut d’un argument lui permettant d’engager une polémique contre le gouvernement, Pareto étudie rigoureusement les données fiscales de l’Angleterre, de la Russie, de la France, de la Suisse, de la Prusse et de l’Italie. Il s’aperçoit avec stupéfaction que dans l’ensemble de ces pays, la répartition de la richesse suit une loi mathématique qui pourrait se résumer de la manière suivante : 80% des richesses sont détenues par 20% de la population. C’est ce principe qui sera plus tard largement diffusé sous l’étiquette de « loi de Pareto », l’un des grands principes des personnes productives.

Cette loi empirique extrêmement simple commence à prendre de l’ampleur dans la deuxième moitié du XXème siècle alors qu’on s’aperçoit de sa valeur « universelle ». En définitive, dans une multitude d’évènements de votre vie, la majorité des effets sont produits par une minorité des causes.

Plus concrètement :

  • 80% de souvenirs d’une relation passée proviennent de 20% des évènements de cette même relation.
  • 80% de vos émotions les plus fortes dans une salle de cinéma proviennent de 20% des films que vous avez pu voir.
  • 80% du temps ou vos enceintes diffusent de la musique, ce sont les mêmes 20% de votre bibliothèque musicale que vous écoutez.
  • 80% de meilleurs moments de votre vie sont passés avec les 20% les plus importants de vos proches.
  • Et ainsi de suite…

La loi de Pareto permet ainsi de trier un quelconque agrégat de tâches en deux sous parties pour cibler notre productivité : les problèmes vitaux et les problèmes secondaires. On s’aperçoit ainsi souvent que près de 80% du chiffre d’affaires d’une entreprise ou d’un de ses attachés commerciaux est réalisée avec moins de 20% de ses clients, ou que près de 80% des réclamations proviennent de moins de 20% des clients, ou, encore plus intéressant, que 80% de l’accomplissement d’un projet nécessite en général 20% de l’effort fourni au total. Le principe sous-jacent de cette règle est de ne réaliser que les choses les plus importantes. La priorité d’une tâche se fixe en réalité selon la valeur qu’elle vous apporte (chiffre d’affaires, intérêt pour votre client ou votre supérieur hiérarchique, bonheur, etc.)

Il est bien souvent plus utile et valorisant de ne faire qu’une tâche apportant beaucoup de valeur que d’en faire 50 sans intérêt. Et pourtant, si vous cherchez autour de vous, vous vous rendrez compte que ce principe n’est quasiment jamais appliqué. Afin de vous rendre compte de ce que cette loi de gestion des priorités peut vous apporter, j’aimerais que vous réalisiez l’exercice suivant dans les semaines à venir :

Lorsque vous commencez une journée de travail, munissez vous d’une feuille de papier blanche et d’un stylo

  • Établissez une liste précise des tâches que vous auriez réalisées en temps normal pendant la journée ou la semaine.
  • A coté de chaque tâche, notez le temps que vous auriez passé sur chacune d’entre elles.
  • Posez vous les questions mentionnées ci-dessous pour chaque tâches :
  1. a.   Si je ne devais faire qu’une de ces tâches, laquelle serait-ce ?
  2. b.  Si je devais en éliminer une seule, laquelle éliminerai-je ?
  3. c.   Quel impact aura cette activité sur le rendu final de mon travail ? Quelle valeur m’apporte t’elle ou apporte t’elle à mes clients / supérieurs ?
  4. d.  Est-ce que mon travail sera inacceptable du point de vue de mes clients / supérieurs si je ne réalise pas cette activité ?
  5. e.   Quel impact aura la non réalisation de cette tâche sur le travail de mes collègues ?
  6. f.    Quel est mon rôle au cours de cette activité : suis-je indispensable ? suis-je la à titre participatif ?
  • Au regard des réponses à vos questions, classez les en trois catégories : les tâches vitales, les tâches secondaires et les intermédiaires (celles que vous avez du mal à classer dans l’une ou l’autre des catégories).
  • Calculez le temps que vous économiseriez en ne faisant plus l’ensemble des tâches secondaires

Si les tâches de la liste secondaire représentent moins d’un tiers de votre temps journalier, repassez sur les activités intermédiaires et reposez vous les questions une seconde fois.

organisation

Mon temps disponible et la loi dite de Parkinson

Alors que Pareto vous explique que certaines de vos actions occupent beaucoup trop de votre temps pour peu de résultat, la loi de Parkinson affirme que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Autrement dit, si vous devez passer 7 heures au travail lors d’une journée moyenne, vous trouverez inconsciemment des tâches qui justifient que vous soyez payé pour vos 7 heures de travail. Cette loi fut exprimée en 1958 par Cyril Northcote Parkinson, sur la base sur une longue expérience dans l’administration britannique. Les observations scientifiques qui contribuèrent au développement de la loi tenaient compte de l’accroissement du nombre d’employés au Bureau des affaires coloniales, ceci malgré le déclin de l’Empire britannique dans le même temps. Deux forces jouent selon l’auteur de la loi :

  1. « Un fonctionnaire entend multiplier ses subordonnés, pas ses rivaux » : il a une tendance naturelle à recruter quelqu’un de plus compétent que lui au moins dans un domaine, mais aussi à diviser le travail pour éviter d’être remis en cause par l’un de ses collaborateurs. Il crée ainsi des besoins de coordination interne, qui entraînent une charge de travail supplémentaire, puis l’embauche de collaborateurs supplémentaires. On construit ainsi un système « autarcique » qui va consommer, de manière endogène, une part croissante de l’énergie disponible, conduisant à la deuxième loi :
  2. « Les fonctionnaires se créent mutuellement du travail ». Plus il y a de fonctionnaires, plus les demandes d’approbation qu’ils se communiquent mutuellement, ou tâches comparables, les occupent, de sorte que le travail accompli d’un point de vue extérieur par l’administration dans son ensemble n’augmente pas.

L’intérêt de cette loi, c’est qu’elle ouvre la voie à un principe extrêmement important de notre monde moderne : « chaque tâche à laquelle vous vous attelez prendra le temps que vous lui avez alloué ». Cela peut sembler un peu extrême, mais lisez l’histoire suivante qui m’est arrivé lors de mon premier job. J’étais rattaché à un projet d’investissement dans une entreprise de taille moyenne sur laquelle deux fond cherchaient à mettre la main. Mon équipe travaillait pour l’un des deux alors que l’autre fond avait fait appel à un grand cabinet de renommée internationale.

Nous sommes partis avec l’idée que nous devions réaliser le travail sous trois semaines sans passer nos soirées derrière un écran. J’ai choisi de structurer le projet selon un rétroplanning précis. Nous avons ciblé les experts à qui parler et avons décidé de mettre tous nos efforts sur une poignée d’entre eux. Par ailleurs, nous avons volontairement sauté les estimations de taille de marché auxquelles notre client ne s’intéressait pas particulièrement afin d’offrir la meilleur qualité possible d’analyse sur les points les plus critiques de l’étude. Nous nous en sommes sorti dans les temps avec un document d’une centaine de pages qui répondait parfaitement aux attentes de notre client et conseillait de ne pas investir dans l’entreprise en question

J’ai rencontré le chef de projet de l’équipe de consultant qui nous était opposée quelques mois plus tard lors d’un évènement sans aucun rapport avec nos projets. Il me raconta comme ce projet avait le pire de sa vie et comment en 4 semaines (soit une de plus que nous) et pour un budget presque deux fois supérieur, ils avaient travaillé d’arrache pied, jusqu’à minuit ou 1h du matin tous les soirs, pour arriver à rendre un dossier de 200 pages dans les temps. La définition du projet était pourtant la même pour eux que pour nous, et croyez moi, ces gens n’étaient pas moins intelligents que nous. Par curiosité, j’ai un jour comparé les deux dossiers. Les conclusions poussaient chez eux à l’investissement. Pourtant, leurs analyses s’apparentaient aux nôtres. Mais de nombreuses pages de travail supplémentaires venaient tempérer les jugements pris et apporter des éléments finalement rassurants (mais tellement secondaires que nous ne nous étions pas penchés sur eux dans le temps qui nous était imparti). Au final, leur client investit, le notre se retira de la course.

Quelques années plus tard, l’entreprise a connu des pertes considérables et couté une fortune à ses investisseurs.

La loi de parkison pose donc des questions importantes sur les dérives de notre mode de travail moderne. Je vous invite d’ailleurs à vous poser sérieusement les questions suivantes et à écrire leurs réponses sur papier :

  • Mon temps est-il utilisé de manière maximale ?
  • Ne suis-je pas en situation de surqualité dans l’unique but de justifier un temps de travail imposé ?
  • Comment changerais-je ma façon de travailler si j’avais de manière effective deux heures de moins chaque jour ?

C’est à partir de cette dernière question que j’aimerais vous voir réaliser un exercice. Prenez une journée de travail quelconque de votre semaine, et enlevez lui une heure (partez une heure plus tôt, passez une heure à ne rien faire, etc.). Repensez votre emploi du temps en fonction de cette heure en moins et faîtes le bilan en fin de journée : qu’auriez-vous fait de plus avec une heure ? Avez-vous concrètement manqué de temps aujourd’hui ?

Partagez gratuitement le contenu du programme sur votre site ou sur Facebook

Il vous suffit de mentionner qu’il provient du site The Life List et d’ajouter au minimum un lien vers la page “http://www.thelifelist.fr/comment-vous-pouvez-changer-de-vie/” sur votre site.

2 commentaires »

  1. Nath 20 juillet 2012 à 23 h 43 min - Reply

    Un article qui a le mérite de mettre les points sur les i ! Juste, complet, sans langue de bois !
    Une réflexion vraiment intéressante sur le fonctionnement de notre société que cela soit dans le domaine éducatif ou dans tout autre domaine !

  2. Sophie 30 août 2012 à 3 h 14 min - Reply

    Pendant 2sc, j’ai cru que la citation d’ouverture était de MICHEL Drucker. J’ai eu peur…
    Bref, cet article me fait sourire, car on notera tout de même que ce sont toujours les feignants les plus créatifs !
    Je dis ça sur un ton humoristique, mais je le pense. J’ai eu droit aux mêmes remarques que Julien toute ma scolarité, alors que je n’ai jamais redoublé (je me suis réorientée après le bac, ceci dit) & que je continue mon petit bonhomme de chemin dans l’enseignement supérieur.
    Ma remarque se vérifie quand on sait que je fais de la socio & que l’on découvre quelle était la profession de Pareto :D On vous fait croire qu’on court partout avec notre regard aiguisé sur le monde alors qu’on se fait des batailles de sarbacanes au Mc Do avec nos pailles. Pareto également, ne vous faites pas d’idées. 80% de sa trouvaille vient des 20% qu’il a passé en dehors du Mc Do. CQFD.
    On se perd souvent dans nos tâches en allant à droite ou à gauche, en ne ciblant pas assez, en oubliant le but final (ou la question finale, si comme moi tu es un ami des dissertations), en oubliant de décomposer méthodiquement les étapes. Du coup on se retrouve avec un surplus “hors-sujet” qui nous a fait perdre du temps pour ne rien nous apporter davantage.
    En cela, le lien avec la loi de Parkinson est pertinent (je ne savais pas qu’elle se nommait de la sorte d’ailleurs, merci) : quand la deadline est proche, on n’a matériellement plus le temps de voguer dans des considérations diverses & variées, on cible le propos / but de manière à y répondre le plus précisément possible en un minimum de temps. Instinctivement, on va à l’essentiel.
    D’ailleurs, je reviens sur les dissertations car en cela, les études aident beaucoup (pas nécessairement dans le supérieur, d’ailleurs).
    Quand tu n’as que 3h de partiel pour développer le propos d’un Merton ou d’un Durkheim, le critiquer & l’ouvrir, tu apprends la gestion du temps, la décomposition de la tâche en étapes & mine de rien cela aide beaucoup dans la réalisation de projets.

Donnez votre avis »

A Propos de The Life List™

Que feriez-vous si vous il ne vous restait qu’une semaine à vivre ? Souhaiteriez-vous partir à l’autre bout du monde ? Sauter en parachute ? N'attendez pas d'être trop vieux pour réaliser vos rêves : The Life List vous aide à véritablement changer de vie aujourd'hui.